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项目管理

项目经理应该怎样做好项目的沟通管理工作?

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ONES
2021-09-23

项目沟通管理是项目管理工作的核心,贯穿项目管理的始终。项目沟通管理的目的是保证项目相关信息能够及时准确地采集、传递和保存。在项目的组织与实施过程中,如果缺乏有效的沟通,项目经理就难以做出正确的决策,此外还会出现项目运行效率低下、质量不佳等问题,无形中增加了项目的成本,甚至会导致项目的失败。


良好的沟通是团队协作的基础,有效的沟通才能获取足够的信息、发现潜在问题、把控项目各个方面,保障项目顺利进行。那么项目经理应该如何做好项目的沟通管理呢?



制定项目沟通管理计划


在项目中,项目经理需要随着项目的进行,时刻对项目涉及到的干系人保持关注,因此一份全面、清晰的项目沟通管理计划尤为重要。通过该管理计划对项目整个生命周期的沟通对象、沟通内容、沟通频率、沟通方法等各个方面进行计划与安排,并明确沟通责任,如由谁负责沟通,沟通的标准是什么,在沟通过程中出现问题及冲突时谁应该负责并进行补救,为实现有效沟通提供依据。另外,项目沟通管理计划应依据条件变化及时进行修订,保证沟通管理计划的持续适用性。

沟通管理
PMBOK 中对干系人的分类


灵活运用各种沟通形式


在项目管理中,沟通形式是多样的。一般使用较多的是口头沟通和书面沟通。口头沟通包括谈话、会议、语音、电话等。口头沟通过程应该明确、坦白,避免因用词不当或个人思想等因素隐瞒事实或造成理解上的差异。书面沟通包括通知、文件、备忘录等,大多用来进行通知、确认和要求等活动,其优点是可以作为资料长期保存,反复查阅。沟通的具体形式取决于工作领域和团队结构。


在项目管理中,口头沟通中的谈话、语音效率更高,往往用于简单的问题沟通。而书面沟通往往会和会议结合常用于项目重要决策、流程优化等跨部门的沟通和协作。



建立有效透明的沟通机制


1)定期会议:项目团队成员分布在各职能部门,通过日会、周会等定期会议可以及时共享项目进度和信息,减少因信息不透明导致的项目延误。


2)沟通内容标准化:对会议沟通内容进行标准化设定(如:周会须确认各小组的开发进度,遇到的风险,讨论解决方案等),减少无效会议,提高团队沟通效率。另外,因项目组成员分布在各职能部门,对问题的关注点存在偏差(如:需求经理关注客户提出的建议反馈是否是 Bug,何时解决?而研发则关注 Bug 发生时客户是如何操作的,是否有复现的视频资料),提前对核心业务流程的沟通进行标准化规范,提高执行效率。


针对上述问题,通过专业的项目管理平台可以提前预设沟通流程,并且对具体的任务或者建议反馈可以设置必填的字段,提高沟通的节奏和效率。



掌握高效的沟通技巧


有效的沟通遵循着一些基本的原则:定义清晰的目标、了解对方需求、场景分析、正确的沟通渠道和适当的反馈等。在沟通前,项目经理首先需要确定沟通对象和沟通目的,以此来选择不同的沟通方式。其次,要善于观察和倾听,给予沟通对象适当的反馈,并能通过自己的判断清晰领会对方的意图。在沟通过程中,如在技术或者方案等方面出现分歧时,应停止无休止的争论,本着一切从项目实际出发的原则来分析问题,以达到问题的最优解。


项目沟通管理作为项目管理工作中的核心,也是项目管理中的纽带。只有做好项目沟通管理,才能充分调动所有项目干系人的工作积极性和创造性,对项目起到整体推进作用,确保项目最终获得成功。当然,通过专业项目管理工具的助力,能让沟通更高效,让项目推进更顺畅。



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