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项目管理

进度计划表是什么,如何创建一个有效的进度计划表?

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ONES
2023-08-02

项目的成功与否往往取决于团队对时间的有效管理和对进度的准确把握。进度计划表正是为项目经理和团队成员提供实时项目动态,让他们了解项目进展情况,及时做出调整和决策的工具。


进度计划表在项目管理中的作用远不止于记录项目时间表,它更像是一个项目导航仪,指引着项目的航向,确保项目顺利地抵达目标港口。通过合理的排列任务、明确的时间安排和关键节点的标注,进度计划表能够使复杂的项目分解成一系列清晰简明的步骤,降低项目管理的复杂度。


下面我们将详细介绍进度计划表中的主要元素以及进度计划表的编写要点,帮助项目团队进行有效的时间规划和进度跟踪。



进度计划表的主要元素


进度计划表需要使项目经理和团队成员能够一目了然地了解项目进展情况。因此需要包含一下关键要素:


  • 任务名称:列出项目中所有的任务或活动名称,并且每个任务都应具有明确的描述,以便团队成员理解任务的内容。
  • 任务持续时间:明确每个任务预计需要的时间。持续时间可以以天、周或月为单位,根据项目的规模和复杂程度而定。
  • 任务起止日期:确定每个任务的开始和结束日期,有助于规划整个项目的时间轴,确保任务之间没有冲突。
  • 负责人:为每个任务制指定责任人或执行者,明确责任和权责,提高团队的执行效率。
  • 里程碑:里程碑可以是关键任务的完成日期,也可以是重要决策的时间点。标记里程碑可以更好地追踪项目的进展和完成情况。
  • 前置任务:明确每个任务是否有前置任务,即必须在其他任务完成后才能开始的任务,避免任务之间的依赖冲突。
  • 资源分配:标明每个任务所需的资源,包括人力、物资和资金等,避免资源短缺或浪费。
  • 实际进度:在进度计划表中记录实际完成的进度。与预定计划相比较,可以帮助团队了解项目的实际进展情况,并及时做出调整。


进度计划表的编写要点


在设计和编写进度计划表时,我们需要遵循以下要点和步骤:


  • 收集项目信息:我们需要收集项目的所有任务和活动,并与团队成员讨论,确保任务清单和相关信息准确完整。
  • 确定任务的顺序和依赖关系:确定每个任务之间的关系和依赖性,明确哪些任务需要在其他任务完成后才开始。
  • 设定时间表和期限:根据项目的时间要求和期限,设定每个任务的起止日期。确保时间表合理可行,避免时间冲突和延误。
  • 指定负责人:确定每个任务的责任人,明确任务的执行者。要确保负责人具有相关的能力和资源,可以完成任务。
  • 标记里程碑:标记项目的重要里程碑和关键节点。这有助于团队了解项目的进展和重要阶段。
  • 考虑资源和风险:确保任务分配合理,不会过度或不足分配资源。同时,考虑项目中可能出现的风险,准备应对措施。
  • 定期更新和调整:进度计划表不是一成不变的,它应该随着项目的进行而不断更新和调整。确保进度计划表始终反映最新的项目进展和动态。

进度计划表通常采用表格或甘特图的形式,我们可以使用 Excel 或一些项目管理软件完成。下面我们以 ONES 项目管理软件为例,向大家展示如何创建进度计划表。


1. 创建 WBS 工作分解结构


在 ONES Project 中,项目经理可以用 WBS 工作分解结构将计划细化成可执行任务,并根据任务间的逻辑顺序,配置前后置依赖关系,让研发流程更加清晰明了。当前后置计划周期变更时,系统会自动识别项目计划体系中存在冲突的计划项,并自动调整排期。

进度计划表
ONES 支持创建 WBS 工作分解结构

2. 设置项目里程碑


之后,我们可以为项目关键节点设置里程碑,快速了解阶段性目标达成情况,及时识别潜在风险,保障项目顺利运行。

进度计划表
ONES 支持设置里程碑

3. 可视化追踪项目进展


在单个项目的管理中,我们还可以通过看板、燃尽图等可视化工具及项目概览,及时跟踪和监测项目整体进度

进度计划表
ONES 支持看板和燃尽图

与此同时,ONES 也提供了多维度的数据统计能力,管理者可以借助多种数据报表,如新增工作项趋势报表、工时报表、缺陷平均生存时长分布等,多维度掌控项目信息,把控项目节奏及质量,轻松完成项目汇报

进度计划
ONES 支持多种数据报表


进度计划表作为项目管理的支撑架构,为项目团队提供了清晰的路线图和时间线,确保项目按时、按质、按量地完成。ONES 可以帮助项目团队快速创建一份有效的进度计划表。当任务有进展或变动时,ONES 也会给相关人员发送通知,及时同步消息,真正做到步调一致,高效协同。

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