如何建立企业知识库,进行团队知识管理?

对于产研团队来说,知识和经验就是企业最宝贵的资产。有效的知识管理不仅有助于提升研发效率,让知识的价值最大化,也能促进知识的流通与共享,驱动研发体系持续改进。通过构建体系化的企业知识库,研发团队可以将流程、模板、工作指南、项目档案等过程资产高效沉淀下来,有效提升协同效率,向知识型组织迈进。



选择合适的企业知识库管理工具


工欲善其事,必先利其器。通过综合考虑团队规模、业务需求、工具特点和用户反馈,企业可以选择一个适合其具体情境的知识库工具,为团队知识管理的建设奠定坚实基础。


1. 团队规模的考量


小型团队:对于小规模团队,轻量级、易于使用的工具可能更为合适。这样的工具通常能够迅速启动,无需复杂的配置。

大型团队:大规模团队需要更为复杂和可扩展的解决方案,能够满足庞大的信息存储和访问需求。


2. 业务需求的分析


特定行业需求:某些行业可能对安全性、合规性有更高的要求,需要选择符合相关标准的知识库工具。

项目管理需求:如果团队的主要工作是项目管理,可以选择集成了项目管理功能的企业知识库工具,提高协作效率。


3. 分析企业知识库工具的特点和优势


用户友好性:考虑团队成员的技术水平,避免选择需要长时间培训的复杂工具,可以选择更直观、易用的企业知识库管理工具,有助于降低使用门槛。

集成性能:选择可以与现有团队使用的工具(如邮件、项目管理软件等)无缝集成的知识库工具,提高团队的工作效率。

扩展性和定制性:考虑工具是否具有足够的扩展性,能够适应团队未来的发展和知识库的不断扩充。


ONES 作为一款专业的项目管理工具,其中的 ONES Wiki 是其产品矩阵中的重要组成模块,主打研发型企业的文档知识库。下面我们将以 ONES Wiki 这一工具为例,详细介绍如何建立企业知识库,进行团队知识管理。



如何使用 ONES Wiki 搭建知识库


1. 丰富灵活的区块编辑器


在 ONES Wiki,你不仅可以编辑富文本、图片、表格等传统文档常见的内容类型,还可以插入代码块、流程图、原型图、音视频、LaTex 公式等元素,使知识沉淀的形式更多元,满足不同场景的内容编辑需求。

企业知识库
ONES Wiki 支持插入多种内容类型

2. 多人协同编辑


协同页面支持多人同时在线编辑,打破了成员的时空限制,实现团队间的无缝协作。文档内容可实时保存到云端,确保所有人看到的都是最新版本。

ONES Wiki 支持多人协同编辑

3. 插入工作项和工作项列表


当撰写周报或项目总结时,可以在页面组中直接插入工作项或工作项列表,在工作项数据和文档数据之间建立连接。

企业知识库
ONES Wiki 支持在页面中插入工作项和工作项列表

4. 选中文字创建工作项


在文档评审的场景下,可以通过直接选中文字,快速新建为工作项,并与当前文档关联起来。

ONES Wiki 支持在文档中快速新建工作项

5. 页面组模板


ONES 提供了工作周报、工作计划等多种类型的模板供大家一键应用,此外,团队还可根据实际需求,创建并保存自己的模板,提高文章编辑的规范性。

ONES Wiki 可一键调用模板,高效复用

6. 页面组分类管理


当团队规模较大,知识内容和覆盖场景较多时,如何管理繁多的页面组成了一大难题。ONES 支持将页面组分类管理,不仅使文档层次分明,条理清晰,查找效率也大大提升。

ONES Wiki 支持页面组分类管理

7. 页面共享


在页面共享设置中,可以给指定的成员、部门、用户组分配查看和编辑权限,精细化保障数据安全。

ONES Wiki 支持自定义页面权限

8. 页面组通知


将通知方式设置为邮件后,当有人编辑、评论页面或删除页面时,页面关注者将会在邮箱中第一时间收到提醒,同时,也可以通过系统关联的 IM 工具(如企业微信)更便捷地接收通知。

ONES Wiki 可通过邮件或 IM 工具发送通知

9. 将页面组导出为 PDF


当需要将页面组下载为本地文档时,这个功能可以帮到你,ONES Wiki 支持一次性最多导出 100 个页面。

ONES Wiki 支持将页面组导出为 PDF

10. 历史页面组回滚


页面发布后会自动保存一个历史记录,ONES 不仅支持对比历史页面的内容,还可回滚到指定的历史版本

ONES Wiki 支持历史页面对比与回滚

上述是一些 ONES Wiki 的基本功能,可以帮助项目团队构建企业知识体系,提高协作效率。除此之外,ONES Wiki 还能在其他场景下帮助研发团队更好地工作,例如:在工作汇报时直接通过 ONES Wiki 将工作报告共享给 Leader,免去了发邮件/发文件的麻烦;在项目跟进时,将文档与项目关联,避免文档丢失或查找不便的情况出现。


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