什么是需求池,需求池管理的一般流程是什么?

需求池,是项目中汇聚所有需求的中心,涵盖了来自客户和团队内部的各种需求。需求池管理不仅仅是对需求的简单收集,而是要通过合理分类、优先级划分和清晰文档化等方式对需求进行管理,确保项目团队能够全面理解并有效地应对不断变化的需求。在软件开发和项目管理中,需求池管理是项目成功的关键驱动因素,关系到项目的顺利实施和交付。



需求池的建立与维护


需求池不仅是储存需求的地方,更是一个管理和分析需求的平台。通过建立清晰的分类、优先级划分和文档化,团队能够更有效地管理和应对不断变化的需求。


1. 需求的收集与分类


在项目启动阶段,建立需求池的第一步就是进行需求收集。在这一阶段,我们需要广泛而系统地与项目利益相关者沟通,包括客户、最终用户以及团队内部成员等。通过面对面会议、问卷调查、用户反馈等方式,全面收集各方对项目的期望和需求。这些需求可以分为两大类:来自客户的外部需求和来自团队内部的内部需求


① 客户需求:包括对产品功能、性能、用户体验等方面的期望。通过与客户直接对话,可以更准确地了解他们的需求,以确保最终产品符合客户期望。

② 内部需求:团队内部成员可能也有关于技术实现、安全性、可维护性等方面的需求。这些内部需求对于项目的成功同样至关重要,因此需要充分了解和整合。


收集到的需求需要进行合理的分类,以便后续的管理和分析。分类可以按照功能、优先级、项目阶段等标准进行,确保每个需求都能够被清晰地归类,为后续的处理奠定基础。


2. 需求的优先级划分


需求的优先级划分是需求池管理中的关键环节。根据项目目标、战略计划以及各方利益,我们可以对收集到的需求进行优先级排序。这一过程需要项目管理团队与利益相关者紧密合作,确保大家对每个需求的重要性和紧急性有统一共识。


① 业务价值:衡量需求对业务目标的贡献,将高价值的需求放在优先考虑的位置,以确保项目的最终交付能够最大化地满足业务需求。

② 紧急程度:对于有截止日期的需求或对整个项目进度有重大影响的需求,需要优先考虑,避免项目延期或其他不利影响。

③ 技术可行性:评估需求的技术复杂性和可实现性,确保高优先级的需求在技术上可行,并且能够在合理的时间内完成。


3. 需求文档化


建立了需求池后,清晰的文档是保障需求管理的关键。每个需求都应该有详细的文档记录,确保都是可查找且可追溯的,需求文档包括但不限于以下内容:


① 需求描述:确切而清晰的需求描述,包括功能、性能、限制条件等方面的详细说明。

② 提出者和负责人:记录需求的提出者以及当前负责人,以确保在项目周期内有责任人负责需求的实现和变更。

③ 优先级和截止日期:明确需求的优先级和截止日期,有助于项目团队合理分配资源和计划工作。

④ 状态跟踪:需求的状态随着项目的推进而变化。文档中要反映需求的当前状态,如已完成、正在实施、暂缓等。

⑤ 关联文档:如果有相关的设计文档、测试用例等,需要在需求文档中进行链接,以便全面了解需求的实现和验证过程。


通过这样的将需求文档化,整个项目团队都可以在项目周期内了解每个需求的状态和相关信息,从而更好地进行需求池的管理和维护。



使用 ONES 进行需求池管理


在需求池管理过程中,适当的项目管理软件既可以帮助我们收集和管理需求,又可以帮助我们建立需求跟踪系统,让需求从提出到实施再到验证的整个过程都是可视且可控的。下面我们将以 ONES 为例,详细介绍一下如何使用项目管理工具来进行需求池管理。


1. 高效收集需求,规范管理工单


在 ONES 中,产品经理可以通过设计详细的表单模板,规范需求格式,引导用户准确、完整地表达自己的需求。接着,以「工单小程序」的方式,通过微信将其发放给用户,快速收集各方需求。


这样的收集方式有三个好处:

  • 用户可以通过微信扫码,一键提交需求
  • 在 PC 端,产品经理可以与用户直接进行消息互动
  • 工单状态完成后,微信小程序自动发送提醒,完成需求管理闭环。
需求池管理
ONES 支持通过工单收集需求

2. 拆分复杂需求,评估需求可行性


一般来说,用户侧收集到的反馈大多都是零散的、非结构化的。产品经理需要从反馈中提炼需求,将需求拆分成大小合适、可独立交付、具有价值的颗粒度,帮助产品研发更加敏捷灵活地执行。


在 ONES 系统中,需求的拆分思路主要有两种:

  • 利用父子关系拆分子需求,也就是将大需求细化成小需求;
  • 利用关联关系拆分子需求,也就是将需求拆分成具体的研发、测试任务。
需求池管理
ONES 支持多种维度拆分需求

当然,在这个过程中还有一个不可或缺的环节——需求评估,目的是过滤掉不合理的需求,在这一环节,我们的首要任务就是评估需求的可行性和规模

  • 可行性,即这个需求能不能做
  • 规模评估,即这个需求的工作量如何

在 ONES 系统中,产品经理可以通过在需求表单上配置「可行性」「技术实现思路」等属性,承载技术经理的可行性结论。另外,在评估规模时,可以以研发团队实现需求的「研发周期」,或者是用「工时」,来辅助分析判断。

需求池管理
ONES 支持自定义设置需求表单属性

3. 进行需求分析,撰写需求文档


通过对业务场景、用户群体、产品能力进行摸底和确认,我们可以从中识别出真正有价值的需求,并形成描述完整、清晰且规范的文档。


在这一阶段,产品负责人可以在 ONES Wiki 中撰写需求分析文档,并将文档关联至对应的需求工作项,方便研发成员及时了解具体需求范围及需求实现细节,进而有效降低沟通成本,提高研发效率。

需求池管理
ONES Wiki 支持关联需求工作项

4. 优先级排序,做好需求规划


做好了需求的收集与分析,接下来需要对需求进行优先级划分,确定先做什么后做什么,以便于后续进行迭代规划。那么需求的优先级该如何判断呢?


我们建议,产品经理应该避免仅从单一维度去判断需求的优先级。比如不能说客户认为这个需求很急,我们就把它的优先级提高;或者是这个需求在整个企业的目标里很重要,就把它排在最高优先级。


判断需求的优先级时,应该从多个维度考虑,比如需求的业务价值、需求规模、需求的技术实现难度等。一个显而易见的例子是,面对两个业务价值相当的需求,一个仅用两天就可以完成,而另一个则需要两周,我们更倾向于先做前者,在最短时间内将一个业务价值交付给客户。


目前,行业内沉淀了很多科学的方法论和思考框架,帮助我们做好优先级的评估,较为普遍的是 WSJF、KANO、四象限等。其中比较常见、也较好执行的方法是四象限法,即以重要程度、紧急程度正交划分出四个象限,来帮助判断需求优先级。


在 ONES 中,我们可以通过流程自动化能力让系统根据既定规则实现需求优先级的自动划分,提高工作效率。这个时候就需要在配置中心的「新建自动化规则」中,把触发规则设置为:当需求的重要性和紧急程度更新为「重要」和「紧急」时,触发后续执行的动作是「把需求的优先级更新为 P0」,P1、P2、P3 以此类推。

需求池管理
ONES 流程自动化能力

5. 规划迭代,建立需求跟踪机制


在 ONES 系统中,产品经理首先可以「新建迭代」,把迭代名称、迭代目标、迭代周期填写清楚;然后将「未规划工作项」中的需求按照前述的优先级划分规划进不同迭代内。这样一来,我们就能在迭代内的「需求」组件下,查看该迭代包含的所有需求


另外,当需求被执行,进入测试阶段后,我们还可以通过「需求跟踪」组件将测试计划与需求关联,这样一来,我们就可以在测试计划中查看与测试计划关联的需求跟踪视图,清晰展现每个需求对应的用例执行结果以及缺陷问题。

ONES 需求跟踪矩阵

以上就是需求池管理的一般流程,通过需求的收集与分类、优先级划分、需求文档化以及借助项目管理工具等步骤,建立起对项目需求的统一管理。如果您对 ONES 感兴趣,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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