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项目需求管理是项目生命周期的基石，清晰明确的需求能够减少项目中的歧义和混乱，确保项目团队和利益相关者对项目的目标有共同的理解。在进行项目需求管理时，我们要掌握需求收集和文档化的方法，确保需求的完整性和一致性，并及时跟踪需求的变化。此外，还要与项目干系人紧密合作，以确保他们的期望得到满足。
下面我们将详细介绍如何做好项目需求管理。
项目需求管理的基本过程
项目需求管理通常包括以下过程：
1. 需求定义
在项目启动阶段，需求定义是首要任务。这一步骤旨在明确定义项目的目标、范围和目标。关键活动包括：
- 确定项目的背景和目的
- 确定项目的范围，包括功能性和非功能性需求
- 识别项目的相关利益相关者和他们的需求
- 制定项目需求文档，如项目需求说明书（Project Requirements Document）或项目范围说明书（Project Scope Statement）
2. 需求分析
需求分析是深入理解项目需求的过程，要确保需求是具体的、可测量的。这一阶段的关键任务包括：
- 需求分解，将高级需求细化为更小的、可管理的部分
- 确定需求的优先级和重要性
- 确保需求之间没有冲突或矛盾
- 制定需求文档，如需求规范（Requirements Specification）或功能规范（Functional Specification）
3. 需求确认
在这一阶段，项目团队与相关利益相关者需要一起验证和确认需求，确保项目团队和利益相关者对需求有共同的理解，并且符合项目目标。主要活动包括：
- 与利益相关者进行需求审查和确认会议
- 修订需求文档以反映确认的需求
- 确保需求文档得到适当的签署和批准
4. 需求跟踪
在项目开发过程中，我们还需要进行需求跟踪，确保需求在项目全过程中的可见性，以便更好地控制项目进程。主要任务包括：
- 建立需求跟踪系统，以跟踪每个需求的状态和进展
- 管理需求变更，确保它们得到适当的评估和批准
- 与项目进度和项目交付物之间建立联系，以确保需求的实现
以上是项目需求管理的一般步骤。在实际的项目过程中，我们可以借助专业的需求管理工具来进行科学的项目需求管理。下面我们将以项目管理工具 ONES 为例，向大家介绍如何通过工具更好地进行需求管理。
使用 ONES 进行项目需求管理
ONES 能帮助团队提升需求收集、管理的能力与效率，并在需求发生变更时，有效控制其影响范围，保证产品和需求的一致性。
1. 高效收集需求
在实际的工作场景中，需求的来源众多，既有来自老板、业务与协作方的内部需求，也有来自用户、市场的外部需求。如何将这些零散的需求汇总起来，并结构化地录入系统？
在 ONES 中，产品经理可以通过设计详细的表单模板，规范需求格式，引导用户准确、完整地表达自己的需求。接着，以「工单小程序」的方式，通过微信将其发放给用户，快速收集各方需求。这样的收集方式有三个好处：
- 用户可以通过微信扫码，一键提交需求；
- 在 PC 端，产品经理可以与用户直接进行消息互动；
- 工单状态完成后，微信小程序自动发送提醒，完成需求管理闭环。
2. 撰写需求文档
需求分析是影响项目成功与否的关键环节，其目的是对收集到的原始需求进行加工处理，对业务场景、用户群体、产品能力进行摸底和确认，识别出真正有价值的需求，并形成描述完整、清晰且规范的文档。
在这一阶段，产品负责人可以在 ONES Wiki 中撰写需求分析文档，并将文档关联至对应的需求工作项，方便研发成员及时了解具体需求范围及需求实现细节，进而有效降低沟通成本，提高研发效率。
3. 拆分复杂需求
普遍而言，从用户侧收集到的反馈很可能是零散的、非结构化的。这时需要产品经理从反馈中提炼需求，将需求拆分成大小合适、可独立交付、具有价值的颗粒度，帮助产品研发更加敏捷灵活地执行。
通过 ONES 中的自定义需求类型和关联关系，产品负责人可以将其拆解为数个颗粒度较小的需求，实现史诗—特性—用户故事的层级划分，更好地理解用户的诉求和痛点。
4. 需求的优先级规划
在完成需求收集后，产品负责人需要对需求进行优先级排序，统筹项目资源和进度排期，并根据优先级从产品需求池规划至对应迭代。在判断需求的优先级时，应该从多个维度考虑，比如需求的业务价值、需求规模、需求的技术实现难度等。
目前，行业内沉淀了很多科学的方法论和思考框架，帮助我们做好优先级的评估，较为普遍的是 WSJF、KANO、四象限等。其中比较常见、也较好执行的方法是四象限法，即以重要程度、紧急程度正交划分出四个象限，来帮助判断需求优先级。
随后，通过需求评审会议，产品负责人会与团队成员商定需求详情和规模，确定需求的预估工时和优先级，并将需求拆分为具体的研发任务，完成迭代的最终规划。
5. 需求跟踪与变更管理
频繁的需求变更不仅会导致项目延期，还会影响团队成员的积极性。因此，我们需要规范评审流程与标准，有效管理需求变更，最大化降低变更对研发项目的影响。
借助 ONES 自定义工作流，团队可以设置个性化的需求流转步骤及属性，如限定需求在排期前必须经过评审和方案设计，提高需求变更的操作门槛。
同时，ONES 还支持为工作流添加后置动作，使得任务一旦完成，需求状态便会随之变更，大大减轻团队成员手动更新的工作量，提升了信息传达的自动化与透明度。
一个项目的成功，离不开清晰、规范的需求管理。通过以上方法，ONES 能够帮助团队建立规范的需求收集和评审标准，灵活管理需求变更，助力研发项目有序推进。如果您对 ONES 感兴趣，欢迎点击文章右上角的「免费试用」，或直接与我们的解决方案专家沟通，了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。
