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项目管理

在项目过程中应该如何做好项目需求管理?

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ONES
2023-10-11

项目需求管理是项目生命周期的基石,清晰明确的需求能够减少项目中的歧义和混乱,确保项目团队和利益相关者对项目的目标有共同的理解。在进行项目需求管理时,我们要掌握需求收集和文档化的方法,确保需求的完整性和一致性,并及时跟踪需求的变化。此外,还要与项目干系人紧密合作,以确保他们的期望得到满足。


下面我们将详细介绍如何做好项目需求管理。



项目需求管理的基本过程


项目需求管理通常包括以下过程:


1. 需求定义


在项目启动阶段,需求定义是首要任务。这一步骤旨在明确定义项目的目标、范围和目标。关键活动包括:


  • 确定项目的背景和目的
  • 确定项目的范围,包括功能性和非功能性需求
  • 识别项目的相关利益相关者和他们的需求
  • 制定项目需求文档,如项目需求说明书(Project Requirements Document)或项目范围说明书(Project Scope Statement)

2. 需求分析


需求分析是深入理解项目需求的过程,要确保需求是具体的、可测量的。这一阶段的关键任务包括:


  • 需求分解,将高级需求细化为更小的、可管理的部分
  • 确定需求的优先级和重要性
  • 确保需求之间没有冲突或矛盾
  • 制定需求文档,如需求规范(Requirements Specification)或功能规范(Functional Specification)

3. 需求确认


在这一阶段,项目团队与相关利益相关者需要一起验证和确认需求,确保项目团队和利益相关者对需求有共同的理解,并且符合项目目标。主要活动包括:


  • 与利益相关者进行需求审查和确认会议
  • 修订需求文档以反映确认的需求
  • 确保需求文档得到适当的签署和批准

4. 需求跟踪


在项目开发过程中,我们还需要进行需求跟踪,确保需求在项目全过程中的可见性,以便更好地控制项目进程。主要任务包括:


  • 建立需求跟踪系统,以跟踪每个需求的状态和进展
  • 管理需求变更,确保它们得到适当的评估和批准
  • 与项目进度和项目交付物之间建立联系,以确保需求的实现

以上是项目需求管理的一般步骤。在实际的项目过程中,我们可以借助专业的需求管理工具来进行科学的项目需求管理。下面我们将以项目管理工具 ONES 为例,向大家介绍如何通过工具更好地进行需求管理。



使用 ONES 进行项目需求管理


ONES 能帮助团队提升需求收集、管理的能力与效率,并在需求发生变更时,有效控制其影响范围,保证产品和需求的一致性。


1. 高效收集需求


在实际的工作场景中,需求的来源众多,既有来自老板、业务与协作方的内部需求,也有来自用户、市场的外部需求。如何将这些零散的需求汇总起来,并结构化地录入系统?


在 ONES 中,产品经理可以通过设计详细的表单模板,规范需求格式,引导用户准确、完整地表达自己的需求。接着,以「工单小程序」的方式,通过微信将其发放给用户,快速收集各方需求。这样的收集方式有三个好处:


  • 用户可以通过微信扫码,一键提交需求;
  • 在 PC 端,产品经理可以与用户直接进行消息互动;
  • 工单状态完成后,微信小程序自动发送提醒,完成需求管理闭环。
项目需求管理
ONES 工单收集来自各渠道的需求

2. 撰写需求文档


需求分析是影响项目成功与否的关键环节,其目的是对收集到的原始需求进行加工处理,对业务场景、用户群体、产品能力进行摸底和确认,识别出真正有价值的需求,并形成描述完整、清晰且规范的文档。


在这一阶段,产品负责人可以在 ONES Wiki 中撰写需求分析文档,并将文档关联至对应的需求工作项,方便研发成员及时了解具体需求范围及需求实现细节,进而有效降低沟通成本,提高研发效率。

项目需求管理
通过 ONES Wiki 支持文档关联工作项

3. 拆分复杂需求


普遍而言,从用户侧收集到的反馈很可能是零散的、非结构化的。这时需要产品经理从反馈中提炼需求,将需求拆分成大小合适、可独立交付、具有价值的颗粒度,帮助产品研发更加敏捷灵活地执行。


通过 ONES 中的自定义需求类型和关联关系,产品负责人可以将其拆解为数个颗粒度较小的需求,实现史诗—特性—用户故事的层级划分,更好地理解用户的诉求和痛点。

项目需求管理
通过 ONES 拆分复杂需求

4. 需求的优先级规划


在完成需求收集后,产品负责人需要对需求进行优先级排序,统筹项目资源和进度排期,并根据优先级从产品需求池规划至对应迭代。在判断需求的优先级时,应该从多个维度考虑,比如需求的业务价值、需求规模、需求的技术实现难度等。


目前,行业内沉淀了很多科学的方法论和思考框架,帮助我们做好优先级的评估,较为普遍的是 WSJF、KANO、四象限等。其中比较常见、也较好执行的方法是四象限法,即以重要程度、紧急程度正交划分出四个象限,来帮助判断需求优先级。

项目需求管理
利用 ONES 为需求设置优先级并规划至对应迭代

随后,通过需求评审会议,产品负责人会与团队成员商定需求详情和规模,确定需求的预估工时和优先级,并将需求拆分为具体的研发任务,完成迭代的最终规划。


5. 需求跟踪与变更管理


频繁的需求变更不仅会导致项目延期,还会影响团队成员的积极性。因此,我们需要规范评审流程与标准,有效管理需求变更,最大化降低变更对研发项目的影响。


借助 ONES 自定义工作流,团队可以设置个性化的需求流转步骤及属性,如限定需求在排期前必须经过评审和方案设计,提高需求变更的操作门槛。

ONES Project 支持自定义工作流

同时,ONES 还支持为工作流添加后置动作,使得任务一旦完成,需求状态便会随之变更,大大减轻团队成员手动更新的工作量,提升了信息传达的自动化与透明度。

ONES Project 支持添加后置动作

一个项目的成功,离不开清晰、规范的需求管理。通过以上方法,ONES 能够帮助团队建立规范的需求收集和评审标准,灵活管理需求变更,助力研发项目有序推进。如果您对 ONES 感兴趣,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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