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项目管理

需求分析阶段的关键任务是什么?

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ONES
2024-03-13

需求分析不仅是项目成功的基础,也是确保最终交付的产品或服务能够满足客户期望的关键所在。需求分析阶段的关键任务就是确保项目团队对客户的需求有清晰的理解,并能够将这些需求转化为可执行的计划和方案,一般包括确定项目目标和范围、收集需求、分析和澄清需求、编写需求文档、验证需求和管理需求变更等步骤。



确定项目目标和范围


在需求分析阶段中,确定项目目标和范围这一步骤不仅为项目提供了方向,还为项目团队和利益相关者提供了一个共同的理解框架。以下是在这个阶段需要完成的关键任务:


1. 定义项目的目标


项目目标是指项目团队需要达到的预期成果或结果。这些目标应该与组织的战略目标相一致,能够为组织带来实际的业务价值。在确定项目目标时,应该明确以下几个方面:


  • 明确项目愿景:描述项目成功实现后的预期状态,包括对客户、利益相关者和组织的价值。
  • 设定可衡量的目标:目标应该具有可衡量性,能够通过具体的指标来评估项目的成功与否。例如,增加销售额、提高客户满意度等。
  • 明确项目优先级:确定项目目标的优先级,以便在项目执行过程中合理分配资源和时间。

2. 确定项目的范围


项目的范围定义了项目需要完成的工作内容,包括项目的产品、服务和可交付成果。在确定项目范围时,需要考虑以下几个方面:


  • 界定项目边界:确定项目的边界和范围,明确哪些工作属于项目范围内,哪些工作不属于项目范围。
  • 识别项目需求:通过与利益相关者的沟通和分析,识别项目的关键需求和期望,确保项目能够满足客户的需求。
  • 明确项目限制和约束条件:确定项目实施过程中的各种限制和约束条件,包括时间、成本、资源等方面的限制,以及法律、法规和政策等方面的约束条件。

3. 确定项目约束条件


项目约束条件是指在项目执行过程中不可避免的限制和限制性因素。这些约束条件会影响项目的范围、进度和成本,因此需要在项目启动阶段进行充分的考虑和管理。在确定项目约束条件时,应该注意以下几个方面:


  • 时间约束:项目必须在预定的时间内完成,以满足客户或市场的需求。因此,项目团队需要根据项目的复杂性和可行性,合理规划项目的时间表。
  • 成本约束:项目的实施过程中会涉及到各种成本,包括人力资源、物资采购、设备租赁等。因此,项目团队需要确保在项目预算范围内有效管理和利用项目资源。
  • 资源约束:项目实施过程中可能会受到资源的限制,包括人力资源、技术资源、设备资源等。因此,项目团队需要在项目启动阶段充分评估和规划项目所需的资源。

在确定项目目标和范围时,项目团队应该与相关利益相关者进行密切合作,确保他们对项目的期望和要求得到充分理解和考虑。只有在明确了项目的目标和范围后,项目团队才能制定有效的计划和策略,顺利实现项目的目标,并为组织带来实际的业务价值。



收集需求


收集需求是确保项目团队充分了解客户需求和期望的关键步骤。在需求分析阶段中,这个步骤的目标是收集到足够的信息,以便设计和开发团队能够根据客户的需求来制定合适的解决方案。以下是收集需求阶段的关键任务和方法:


1. 与利益相关者沟通


首先,我们要确定所有与项目相关的利益相关者,包括客户、最终用户、业务代表、管理层、项目团队成员等。这些人可能对项目有不同的期望和需求。之后可以通过访谈、面对面会议、调查问卷等方式向利益相关者收集需求信息。


  • 面对面会议:安排面对面的会议,让项目团队与利益相关者进行沟通,直接了解他们的需求和期望。
  • 问卷调查:设计覆盖各种方面的问卷,包括功能需求、用户体验、预期成果等,全面了解他们的需求。
  • 个别访谈:安排个别访谈,与利益相关者深入交流,更好地理解每个利益相关者的独特需求。
  • 小组访谈:组织小组访谈,邀请多个利益相关者一起讨论需求和期望,促进信息共享和讨论,也有助于发现共同点和冲突点。

2. 分析现有文档和行业资料


除了向利益相关者收集需求,我们还可以分析现有的项目文档、需求文档、业务文件等,了解过去项目的经验教训和相关信息。这些文档可以为项目团队提供宝贵的参考和借鉴。除此之外,我们还可以查阅行业报告、市场调研、竞争分析等资料,了解行业趋势和客户需求,有助于项目团队更好地把握市场需求和客户期望。


3. 使用需求管理工具


之后,我们可以通过需求管理工具,如 ONES、Jira 等,帮助收集、整理和跟踪需求信息。以 ONES 为例:项目团队可使用 ONES 工单收集和整理来自各方的反馈,快速处理工单并将其中的一部分转化为需求,整理出产品 Backlog。

需求分析阶段
ONES 通过小程序收集用户需求

通过以上方法,项目团队可以全面、系统地收集客户的需求和期望,为后续的需求分析和解决方案设计提供了充分的信息基础。



分析和澄清需求


在需求分析阶段,分析和澄清需求是确保项目团队准确理解客户需求的关键任务之一。这一步骤旨在对收集到的需求进行深入分析,澄清其中的模糊之处,并确保需求的一致性和可验证性。以下是分析和澄清需求阶段的关键任务和方法:


1. 需求分析


深入理解需求:仔细分析收集到的需求文档、用户故事、用例等信息,确保全面理解客户的需求和期望。

识别需求间的关联:分析需求之间的关联和依赖关系,以便更好地理解项目的整体需求和优先级。

评估需求的优先级:根据项目目标和约束条件,评估需求的优先级,确定哪些需求是首要解决的,哪些是次要的。


2. 需求澄清


澄清模糊之处:与利益相关者沟通,澄清需求中的模糊、不明确或矛盾之处,包括对术语、功能描述、业务规则等进行详细讨论和澄清。

消除歧义:通过与利益相关者的讨论和反馈,确保需求描述清晰明了,避免歧义和误解。

验证需求的可行性:分析需求是否具有可行性,即是否能够在项目的约束条件下实现。如果存在不可行的需求,需要与利益相关者协商并做出适当调整。


3. 需求可追踪性


确保需求可追踪:确保每个需求都能够被追踪到其来源,以及对应的测试用例和项目交付成果。这有助于在后续的测试和验证过程中跟踪需求的实现情况。

建立需求跟踪矩阵:建立需求跟踪矩阵,将需求与项目文档、设计文档、测试用例等进行关联,以便全面跟踪需求的实现和验证情况。

确保需求的可验证性:确保每个需求都能够被验证和测试,以便在项目执行过程中验证需求的实现情况和质量水平。


以上这些我们都可以在 ONES 中得已实现。在 ONES 系统中,产品经理可以将需求拆分成大小合适、可独立交付、具有价值的颗粒度,并按优先级排序。之后通过在需求表单上配置「可行性」「技术实现思路」等属性,承载技术经理的可行性结论。另外,在评估规模时,可以以研发团队实现需求的「研发周期」,或者是用「工时」,来辅助分析判断。同时需求还可以关联研发和测试任务,将需求、研发、测试等环节串联起来。

需求分析阶段
ONES 串联需求管理全流程


编写需求文档


在需求分析阶段,编写需求文档是将收集到的需求信息整理成结构化文档的关键任务之一。这一步骤旨在将客户需求、期望和约束条件转化为清晰、详尽的文档,为后续的设计和开发工作提供指导和依据。以下是编写需求文档阶段的关键任务和方法:


1. 整理需求信息


收集需求信息:汇总和整理从各种渠道收集到的需求信息,包括面对面会议记录、问卷调查结果、访谈笔记等。

分类和归纳:将收集到的需求信息进行分类和归纳,按照功能、特性、优先级等方面进行整理,以便更好地组织和管理。

筛选重点需求:针对项目目标和范围,筛选出关键和优先的需求,确保需求文档的重点和焦点清晰明确。


2. 编写需求文档


使用清晰的语言:使用清晰、简洁、易懂的语言编写需求文档,避免使用过于专业的术语和复杂的句子结构。

结构化文档:将需求信息按照逻辑顺序和结构进行组织,包括项目背景、功能需求、非功能需求、业务规则、约束条件等。

采用标准模板:可以使用已有的需求文档模板或标准格式,如IEEE标准模板,以确保文档的一致性和规范性。


3. 明确需求细节


详细描述功能需求:对每个功能需求进行详细描述,包括功能描述、输入输出、用户界面设计等方面,确保开发团队能够准确理解需求。

规范业务规则:对业务规则进行明确的描述和规范,包括逻辑关系、条件判断、计算规则等,以确保需求的一致性和可验证性。

定义非功能性需求:对非功能性需求,如性能要求、安全性要求、可靠性要求等进行明确的定义和说明,以确保项目达到预期的质量水平。


4. 验证需求文档


与利益相关者确认:将编写好的需求文档与利益相关者共享和确认,确保需求文档准确反映了客户的需求和期望。

反馈和修订:根据利益相关者的反馈意见,及时修订和调整需求文档,确保文档的完整性和准确性。


通过编写清晰、详尽的需求文档,项目团队可以确保对客户需求的准确理解和记录,为后续的设计、开发和测试工作提供了明确的指导和依据。项目团队可以在 ONES wiki 中编写需求文档,并与 ONES Project 中的需求任务相关联,实现需求与文档互通,打破文档与任务间的隔绝,提高团队协作效率。

需求分析阶段
ONES Wiki 支持编写和关联需求文档


验证需求


在需求分析阶段,验证需求是确保需求文档准确、完整、可验证的关键任务之一。这一步骤旨在确认需求文档中所描述的功能、特性和约束条件是否与客户的期望和项目的目标一致。以下是验证需求阶段的关键任务和方法:


1. 确认需求的准确性


与客户确认:与客户或项目业务代表进行沟通,确认需求文档中所描述的功能和特性是否准确反映了客户的需求和期望。

需求回顾会议:组织需求回顾会议,邀请项目团队成员和利益相关者一起审查和确认需求文档,确保所有人对需求有共识。


2. 验证需求的完整性


检查覆盖范围:确保需求文档覆盖了所有的功能、特性和约束条件,没有遗漏重要的部分。

与项目目标对比:将需求文档与项目目标和范围进行对比,确保所有的需求都与项目的整体目标一致。


3. 确认需求的可验证性


可量化的需求描述:确保每个需求都能够被量化和验证,即能够通过测试和评审来确认是否已实现。

定义验收标准:为每个需求定义清晰的验收标准,明确需求满足的条件和期望的结果。


4. 进行原型验证


制作原型:根据需求文档制作相应的原型或模型,让客户或最终用户进行试用和反馈。

获取反馈:收集客户或用户对原型的反馈意见,包括功能、界面、交互体验等方面的反馈。


5. 验证需求的一致性和可行性


需求一致性检查:确保需求文档中的各个部分之间的一致性,避免出现矛盾或冲突。

评估可行性:对需求进行可行性评估,确保需求在项目的约束条件下是可实现的。


6. 更新需求文档


记录验证结果:记录需求验证的结果和反馈意见,包括确认的需求、修改的需求、新增的需求等。

更新需求文档:根据验证结果和反馈意见,及时更新需求文档,确保文档与客户需求保持同步。


通过对需求进行全面、系统的验证,项目团队可以确保需求文档的准确性和完整性,为后续的设计和开发工作提供了可靠的基础和指导。



管理需求变更


在需求分析阶段,需求可能会随着项目的进行而发生变化,因此管理需求变更是确保项目顺利进行的重要任务之一。这一步骤旨在确保任何对需求的变更都经过适当的评估、审批和跟踪,以最大程度地减少项目范围蔓延和影响项目进度的风险。以下是管理需求变更阶段的关键任务和方法:


1. 确立变更控制流程


制定变更控制流程:设立清晰的变更控制流程,明确需求变更的提交、审批、实施和跟踪流程,包括责任人和时间节点。

明确变更类型:区分不同类型的需求变更,如功能变更、优先级变更、范围变更等,以便更好地管理和跟踪变更。


2. 提交变更请求


收集变更请求:收集来自项目团队和利益相关者的需求变更请求,包括修改现有需求、增加新需求等。

记录变更请求:记录每个变更请求的详细信息,包括请求人、变更内容、理由、优先级等,以便后续审批和跟踪。


3. 变更评估和审批


变更评估:对每个变更请求进行评估,分析其影响范围、成本和风险,确定是否值得实施。

变更审批:将变更请求提交给相关的审批机构或决策者进行审批,包括项目管理委员会、客户代表等。


4. 实施变更


变更实施:在变更获得批准后,将其实施到项目中。这可能涉及修改需求文档、更新项目计划、调整资源分配等。

通知相关方:及时通知项目团队和相关利益相关者有关变更的实施情况,确保所有人都了解变更的影响和后果。


5. 跟踪变更


变更跟踪:跟踪已实施的变更,监控其对项目进度、成本和质量的影响,及时发现和解决可能的问题。

更新文档和计划:根据变更的实施情况,及时更新需求文档、项目计划和其他相关文档,确保所有记录都与实际情况保持一致。


6. 审查和学习


定期审查:定期审查变更管理流程和实施情况,识别潜在的改进点和优化机会,确保变更管理流程的有效性和适应性。

学习经验教训:总结和记录每个变更的经验教训,包括成功的实施案例、问题解决经验等,以便在将来类似情况下参考和借鉴。


通过有效地管理需求变更,项目团队可以及时应对项目需求的变化,最大程度地减少项目风险,确保项目按计划顺利进行。


以上就是需求分析阶段的几大关键任务。需求分析阶段是项目成功的关键,通过清晰、全面地收集、分析和验证需求,可以确保项目团队在后续的设计、开发和测试过程中不偏离客户的期望和项目的目标。因此,在项目管理中,需求分析阶段的重要性不容忽视,只有做好需求分析工作,才能为项目的顺利实施奠定坚实的基础。

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