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项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在问题以及预期目标的管理依据，而大多数项目的成员都来自不同部门、不同岗位，因此，在企业文档管理中常常会出现信息割裂的现象，一旦相关负责人离职，甚至会导致后续项目出现问题后无据可查，使整个项目的管理变得混乱。
那么我们应该如何进行有效的文档管理呢？
建立文档管理规范
项目管理者需要结合行业及项目的实际情况，制定出适合自身的文档管理规范，明确项目文档的具体分类。
可从以下几个方面分类：
1. 从重要性和质量要求角度：可以分为非正式文档和正式文档；
2. 从项目周期角度：可分为开发文档、产品文档、管理文档；
你也可以根据团队需求，分成更细致的l4类文档文件，具体包括：可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、数据要求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、用户手册、操作手册、模块开发卷宗、测试计划、测试分析报告、开发进度月报、项目开发总结报告等。
搭建统一的文档管理平台
定好文档管理规范后，你可以通过专业的项目文件管理软件，建立团队知识库来对项目过程中产生的各类文档进行统一管理。
以知识库管理工具 ONES Wiki 为例，ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档，沉淀团队经验。
1. 多人实时协作
ONES Wiki 可以帮助团队实现多人实时编辑，文档内容也可以实时保存至云端，你还可以在文档中随时添加评论，并@同事，快速沟通与反馈，该成员将收到系统提醒，协作效率大大提升。
2. 万物皆可编辑
除此之外，你可以在 ONES Wiki 中编辑富文本、图片、表格等传统文档常见的内容类型，还可以插入代码块、流程图、思维导图、待办事项、音视频等更多类型的内容，满足更进阶的编辑需求。
3. 支持全局搜索，查找便捷高效
此外，你还可以通过全局搜索功能，快速检索与「关键词」相关的文稿和附件，精准定位所需资料。
4. 关联 ONES Project 项目及任务
作为 ONES 产品矩阵中的一部分，ONES Wiki 与 ONES Project 数据互通。你可以在项目计划书、产品说明书、需求文档或周报中插入工作项或工作项列表快照，也可以结合页面模版记录和沉淀项目相关信息，高效组织和管理项目知识。
设置文档权限，保障信息安全
在 ONES Wiki 中，你可以为不同小组或不同角色配置不同的权限，还可以对文档页面单独进行共享或加密操作。灵活的权限配置，进一步保障了项目信息安全。
在默认情况下，有页面组阅览权限的成员都可以查看其中的页面，若要对页面进行特殊的限制，则可使用页面加密功能。
当某个团队成员没有页面组 A 的阅览权限，但页面组 A 下的页面 A 需要分享给该团队成员时，可以使用共享页面的功能。
如果您对 ONES 感兴趣的话，欢迎点击文章右上角的「免费试用」，或直接与我们的解决方案专家沟通，了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。
