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在当今竞争激烈的商业环境中，项目成功交付是组织取得成功的关键因素之一。然而，如何在项目执行过程中保持对项目进展的实时了解，并有效地掌握关键指标，是许多项目面临的挑战之一。这便是项目跟踪的重要性所在。
项目跟踪是一种管理方法，通过收集、分析和监控项目数据，帮助项目团队及时掌握项目的状态和进展，以便及时做出调整和决策，从而确保项目能够按时交付，并达到预期的质量标准。本文将深入探讨项目跟踪的基本步骤和实践，帮助项目团队可以更好地掌控项目的方向，减少风险，提高项目交付的质量和效率。
1.确定项目目标和关键绩效指标
在项目跟踪过程中，确定项目目标和关键绩效指标是第一步，也是至关重要的一步。这些目标和指标将成为您评估项目进展和成功的依据。
首先，您需要明确定义项目目标，即项目所要实现的具体成果和目标。这些目标应该是明确、可衡量的，并与项目的整体愿景和战略一致。接下来，确定关键绩效指标，用于衡量项目的进展和成效。这些指标应该与项目目标直接相关，并能提供有意义的数据和信息。关键绩效指标可以包括项目进度、成本控制、质量指标、客户满意度等。同时，确保这些指标具备可测量性和明确的度量方式，以便能够定量地跟踪和监控项目的实际表现。
关键绩效指标和项目目标之间需要具有关联性和一致性。每个关键绩效指标都应该对应一个项目目标，并且能够向项目团队和利益相关者提供对项目进展和成效的准确反馈。
2.设置项目跟踪系统和工具
一旦确定了项目目标和关键绩效指标，下一步便是引入适合项目的跟踪系统和工具，以收集、记录和分析相关数据。
在选择跟踪系统和工具时，需要考虑项目的特点、规模和团队的需求。常见的跟踪系统包括项目管理软件、电子表格和专用的跟踪工具。项目管理软件通常提供全面的功能和报告选项，但可能需要学习和适应的时间；电子表格相对简单易用，更适用于小型项目或初期跟踪需求；专用的跟踪工具可以针对特定行业或项目类型，提供定制化的功能和报告。
对于具有一定规模的项目团队来说，专业的项目管理软件能为项目跟踪场景提供更强大的支撑。以企业级研发项目管理工具 ONES 为例，ONES 支持为项目设置计划和里程碑基线对比，项目经理能够实时对比计划与执行的偏差，高效跟踪项目进度。
在迭代组件下，ONES 还提供燃尽图，直观体现团队剩余工作量。当剩余工作量高于基线时，则表示进度偏紧急，可能无法准时完成目标。当剩余工作量低于基线时，则表示进度较为乐观，甚至可能于周期内提前完成工作量。
3.收集和记录项目数据
在项目跟踪中，收集和记录项目数据是确保项目进展和绩效可见的关键步骤。
在这一阶段，数据的准确性和及时性非常重要。项目经理需要确保数据收集过程受到适当的监控和验证，以确保数据的准确性。同时，还需要确保数据收集的频率和时间点与项目需求相匹配，以便及时了解项目的实际进展和绩效。
4.分析项目数据并生成报告
项目数据分析是利用收集到的数据来获得洞察力的过程。
项目经理需要确保选择的方法和工具能够揭示项目的关键问题、趋势和关联性，同时，还需要将分析结果转化为易于理解和使用的报告，这可以使用图表、图形、仪表板等可视化工具来展示数据和分析结果。此外，需要确保报告具有清晰的结构和逻辑，并突出显示关键信息，以便项目团队和相关方能够快速理解并做出决策。
ONES Performance 可以自动收录 ONES 系统内日常流转的研发数据，并基于客观真实的数据形成分析指标，为管理者提供全局视角的决策支持。
5.采取适当的行动和调整
项目跟踪的最终目的是根据收集和分析的数据采取适当的行动。这些行动可能包括变更项目计划、重新分配资源、调整任务优先级或优化工作流程等。在制定行动计划时，需要明确行动的责任人、时间表和执行方式，还需要确保行动计划具有可衡量和可追踪的目标和里程碑，以便进行有效的监控和评估。
团队合作和沟通在这个阶段尤为重要。确保项目团队成员之间的有效协作，共享项目跟踪结果和分析，以便所有成员都了解项目的当前状况和需要采取的行动。项目经理可以定期举行会议并共享进展，以确保所有相关方都参与并理解行动计划。
综上所述，项目跟踪是项目管理中不可或缺的环节，它帮助项目团队实时了解项目进展，掌握关键指标，并做出及时调整，以确保项目成功交付。此外，项目跟踪还是一个持续的过程。通过不断监控和调整，项目团队才能够及时应对变化和挑战，并灵活地调整项目计划，以确保项目在不断变化的环境中保持成功。
