项目的主要特点之一,就是有严格的时间期限要求,这一特性也决定了进度计划在项目管理中的重要性。
制定项目进度计划表
在项目启动之初,我们需要收集和分析客户需求,明确哪些需求应纳入项目范围,明确项目边界,并在此基础之上创建 WBS(工作分解结构),将项目可交付成果分解成为更小、更便于管理的可交付成果,并确定项目里程碑。
之后再将活动按照一定的逻辑关系排列起来,根据活动的性质和资源配置情况来估算活动的持续时间,制定项目进度计划表,以控制和节约时间。
这个阶段产生的文件,如「进度管理计划」文档等,需要存放在专门的位置,既是知识的备份和存档,也能方便团队成员在后续项目执行的过程中自行查看。
按计划执行项目
制定好进度计划之后,团队成员就可以按照上面的工作分配开始执行了。
相较于传统口头或书面安排任务的方式,借助专业的项目管理工具会让工作效率事半功倍,以我们正在使用的研发项目管理工具 ONES 为例,通过 ONES Project,项目经理可将「项目进度计划」中对项目的规划落地,以树状结构来展示每一项可执行的任务。
你还可以为项目计划设置里程碑,标记项目中重大的时间点、事件或决策点,给工作和里程碑设置前后置关系,使各项工作之间的关联关系一目了然。当前后置任务变更的时候,ONES 还能自动检测变更是否合理并且完成自动排期。
之后,项目经理再将各项工作指派给相应的负责人,并对团队成员的工作时间进行预估,了解人力和时间等资源情况,提前发现项目可能存在的风险,调整资源分配。
监控项目进度
由于研发工作的特性,项目经理很难直观地监控项目进度,通常都是通过团队成员的工作汇报来了解进度情况,这种线下协作的方式很容易导致进度反馈不及时、进度管理混乱等问题。
ONES 通过将项目数据可视化展现,帮助项目经理实时、直观地了解项目进度情况。
1. 甘特图
在 ONES 中,项目经理可以通过「项目计划」组件来编制甘特图。ONES 甘特图可以直接关联迭代或工作项,不管是自上而下的计划分派,还是自下而上的进度反馈,都可以在线上完成,非常方便管理管理者及时跟进项目执行情况。
另外,ONES 还支持设置项目计划和里程碑基线,实时对比计划和执行的偏差,提早发现风险和问题,时调整资源和计划,保证项目稳定地走向成功。
2. 燃尽图
在项目管理中,一般用燃尽图来表示剩余工作量与剩余时间的关系,用于提醒大家项目进度和要完成的任务。
3. 敏捷看板
ONES 提供了迭代下的敏捷看板,可分为关联工作项和父子工作项划两个泳道,方便直观地了解任务的从属关系以及任务的状态,帮助项目经理等在具体迭代中更高效地查阅迭代进展。
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