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项目管理

如何搭建高效的任务管理流程?

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ONES
2022-11-11

项目经理每天都要面对大量繁杂细碎的工作——需求评审、任务分派、技术讨论、团队沟通等等。如何在项目工作中进行有效的任务管理,提升工作效率成为项目团队必须考虑的问题


可以回想一下,在工作中你是否也曾遭遇过以下困扰:


  • 与项目团队沟通工作时,多方常常无法达成共识?
  • 定好了工作内容,交付结果却一塌糊涂?
  • 询问工作进度时一切正常,但最后却总是延期交付?

以上这些问题归根结底还是任务管理流程不规范导致的,下面我们就来讲讲如何搭建任务管理流程,进行高效的任务分派与管理



确定任务管理流程中的成员角色


在项目伊始,项目经理需要先从实际场景出发,理清该项目实际工作场景中会出现的不同部门、不同角色,以及每个角色所对应的权限与责任分别是什么


一般来说,每条任务都包含着任务发起人、任务负责人、任务参与人这三类角色。


  • 任务发起人:一般是项目经理,可以直接分配任务给责任人,并能够实时查看任务进度和完成情况。
  • 任务负责人:一般是任务的执行者,可能会自己执行完整个任务,也可能需要给到其他人查阅权限来辅助完成任务。
  • 任务参与人:可能是辅助完成某项任务的参与者,也可能是上级领导等项目相关方,需要有查阅任务的权限。

梳理好任务管理流程中的角色与权限后,就可以对这些成员进行统一管理了。我们可以借助项目管理工具,将团队成员的组织架构及用户信息整合在一起,方便后续任务权限的分配


以企业级研发管理工具 ONES 为例:


如果团队结构简单、成员数量较少,管理员可以直接通过邮箱邀请成员;如果组织架构复杂、成员数量众多,也可以通过与第三方工具(如 LDAP 、企业微信、钉钉)集成,将组织架构与用户信息一键同步到 ONES 中

任务管理
团队成员的组织架构及用户信息同步

团队成员的组织架构及用户信息同步后,我们还可以使用 ONES 为不同层级的角色设置不同的配置权限,让团队权责更分明,任务管理更可控。

任务管理
为不同层级的角色设置不同的配置权限


分解复杂的项目任务


完成项目并不能一蹴而就,过于宽泛的任务常常让人不知从何下手,因此,在面对项目时,最好的完成任务的方式就是对其进行任务拆解,把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的任务,也就是我们常说的创建工作分解结构(WBS)


在 ONES 中,我们可以使用「项目计划」组件来创建 WBS,将项目拆解为一件件颗粒度更小、更便于执行的任务。

任务管理
创建工作分解结构


设置任务的优先级


任务清单列出来后,还需要对任务进行优先级排序,让团队始终完成优先级最高的事项。在评估任务的优先级时,我们需要考虑客户满意度、业务价值、需求频率、开发成本、风险和复杂度等多方面的因素。


在 ONES 中,你可以调整每一条任务的优先级,统筹项目资源和进度排期,并根据优先级将各项任务规划至对应迭代

任务管理
对任务进行优先级排序


自定义任务工作流


规划好各项任务及其优先级后,项目负责人可以根据项目类型和团队情况,在 ONES 中自定义工作流,每一个状态的流转,都是需要在满足不同角色和准出标准的情况下才能到下一个环节,让任务流转的整个流程兼具规范性和灵活性,也能够满足高效监控任务进展的需求。

任务管理
自定义任务工作流

另外,ONES 也支持复制已有项目的工作项类型和工作流,告别重复录入,大大提升项目配置效率。



一个项目的成功,离不开清晰、规范的任务管理如果您对 ONES 感兴趣,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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