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项目管理

项目文档管理:如何搭建团队知识库

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ONES
2022-05-23

在研发管理过程中,文档管理工作也是一个非常重要的模块。特别是当研发团队发展到一定的规模之后,以文档来提高他们内部的沟通效率,沉淀内容,以及给新员工传承知识就变成了刚需。如何在内部构建一个完整的知识库,成为许多研发团队思考的问题。



搭建团队知识库的重要性


在团队中,不少团队成员对知识管理的理解仅仅停留在管理自己的知识层面,例如,一名员工撰写一份项目文档,但并没有将它分享给团队中的其他人,那么,其他人在遇到同样问题时,可能需要再次总结整理。这在无形中拉低了团队工作的效率,造成了很多无意义的精力消耗。


因此,搭建团队知识库一个最明显的作用就是帮助沉淀团队知识,做好团队之间的信息共享。当我们拥有一个丰富的知识库之后,团队中的每一员,在遇到问题时,都能从知识库中快速获取到有用的信息和知识。


另外,项目过程中产生的各类文档也可以集中沉淀到统一的文档系统,成为项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在问题以及预期目标的管理依据


统一的知识库管理还能记录知识沉淀和变更的过程,将大部分知识透明化,提升团队本身的效率,也可以成为新项目的开发资源



ONES Wiki 多人协同构建团队知识库


ONES Wiki 可以帮助团队高效编辑、管理文档,沉淀团队经验。无论何时何地,团队成员都可以通过 ONES Wiki 多人实时在线编辑,实现团队无缝协作,构建团队知识库


1. 多人实时编辑 团队合作更便捷

ONES Wiki 支持多名项目成员同时在线编辑,打破时空限制,文档内容可实时保存到云端,保证所有人看到的都是最新版本。


你还可以在文档中快速创建待办事项,并@相关成员,该成员将收到系统提醒,提高信息传达效率与透明度。另外,也可以在文档中随时添加评论,并@同事,快速沟通与反馈,避免繁琐的反复确认,激发团队思考,提升协作效率。

团队知识库


另外,ONES Wiki 中撰写的内容会实时保存到云端,再也不必担心内容丢失。Wiki 还提供了版本回滚能力,帮你追溯和比较历史版本,找回不小心误删的内容。


2. 项目与文档互通 团队协作更高效

作为 ONES 产品矩阵中的一部分,ONES Wiki 的页面组可关联 ONES Project 中的对应项目,与其数据互通


你可以在项目计划书、产品说明书、需求文档或周报中,插入工作项或工作项列表快照,也可以结合页面模版记录和沉淀项目相关信息,打破文档与任务间的隔绝,提高团队协作效率,高效组织和管理项目知识。

团队知识库

3. 多层级权限管理 团队数据更安全

ONES 灵活的权限层级管理帮助团队实现灵活的跨团队协作,同时保障团队数据更安全。例如,ONES Wiki 支持将页面分享给项目外的其他团队成员,并为其设置读写权限,实现内容在线共享。


4. 区块式排版布局 文档编辑更灵活

不同于传统富文本文档的线性页面结构,ONES Wiki 基于先进的「区块编辑」技术,将文档中的内容元素变成一个个「区块」,让文档编辑变得更灵活


您可以组织更丰富的页面内容,页面中的每个区块都可以被独立定义和引用,并通过「拖动」轻松实现页面排版布局,不仅有效提高了编辑效率,也使得文档页面更易于扩展。


在 ONES Wiki,你不仅可以编辑富文本、图片、表格等传统文档常见的内容类型,还可以插入代码块、流程图、思维导图、待办事项、音视频等,满足产品研发过程中不同团队、不同阶段的内容编辑需求,构建更丰富的团队知识库,激发团队创造力。

项目文档管理
ONES Wiki 支持在文档中插入原型图等多种类型的内容


在 ONES Wiki,所有团队都能创建自己的页面组,页面组中的文档以树形结构组织,就像一本一本的业务白皮书,页面层级分明,使团队知识井然有序。


如果你的团队之前在使用 Confluence,ONES Wiki 还提供了便捷的数据迁移能力,可以将备份文件批量导入到 ONES Wiki 当中,数万账号数据也能平滑迁移。


基于对企业研发管理场景及团队协作的深刻理解,ONES Wiki 带来了新一代的文档协作与知识管理体验,帮助研发团队更高效地协作,轻松构建团队知识库,向知识型组织迈进。


如果您对 ONES 感兴趣的话,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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