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项目管理

项目进度表是什么,如何制作项目进度表?

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ONES
2023-09-19

在现代项目管理中,项目进度表是一项不可或缺的工具,它对于确保项目按时完成、充分利用资源以及团队有效协作具有至关重要的作用。无论你是在管理一个小型的企业项目还是一个复杂的大型项目,项目进度表都可以成为你的得力助手,帮助你跟踪进度、发现问题并做出及时决策。



什么是项目进度表


项目进度表是一个详细的时间表,用于记录和展示项目的计划、进度和任务完成情况。它通常以表格或图表的形式呈现,以便项目团队和利益相关者能够清晰地了解项目的状态和时间表。


项目进度表通常包括以下重要信息:


  • 任务列表:列出项目中所有需要完成的任务或工作包,这些任务通常按照逻辑顺序排列。
  • 任务持续时间:每项任务预计需要多长时间来完成。
  • 开始日期和截止日期:每项任务的计划开始日期和截止日期。
  • 任务依赖关系:如果某些任务必须在其他任务完成后才能开始,进度表会明确指出这些依赖关系。
  • 任务负责人:指定每项任务的负责人或执行者。
  • 任务状态:每项任务的当前状态,例如已完成、进行中、延迟等。


如何制作项目进度表


制作项目进度表是项目管理的关键环节之一,它有助于项目经理和团队明确项目的时间表、跟踪进度,并及时应对问题。


步骤一:明确项目的目标和范围


在开始制作项目进度表之前,我们必须确保项目的目标和范围已经明确定义。这个阶段包括以下任务:


  • 与项目相关方进行会议,明确项目的关键目标和可交付成果。
  • 编写项目范围说明书,详细描述项目的工作内容、任务和所需交付物。
  • 使用 SMART(具体、可衡量、可实现、相关和时间限制)原则来确保项目目标具有明确性和可衡量性。

步骤二:识别项目任务和活动


明确了项目的目标和范围后,接下来要识别和列出项目中的所有任务和活动。这些任务应该按照逻辑顺序排列,以便后续制定进度计划。


  • 列出项目的所有任务和活动,包括与每项任务相关的详细描述。
  • 确定任务之间的依赖关系,即哪些任务必须在其他任务之后才能开始。
  • 为每项任务指定负责人或执行者。

步骤三:估算任务持续时间


为了制定项目进度表,需要估算每项任务或活动的持续时间。这是确保进度表准确性的关键因素。


  • 与项目团队成员讨论,估算每项任务所需的时间。
  • 考虑任务的复杂性、资源可用性和其他潜在影响因素。
  • 使用历史数据或专业知识来辅助估算任务持续时间。

步骤四:安排任务和资源分配


在制作进度表之前,必须确定任务的排列顺序和资源的分配情况


  • 根据任务的依赖关系,创建一个逻辑的任务排列顺序。
  • 确定每项任务所需的资源,包括人员、资金、设备等。
  • 分配资源给每项任务,确保它们按计划获得所需资源。

步骤五:制定项目进度表的时间刻度


项目进度表通常以天、周或月为时间单位,需要制定一个时间刻度来确定任务的起始和完成日期


  • 选择适当的时间刻度,以便更好地满足项目的需求。
  • 将任务的起始日期和持续时间映射到时间刻度上,创建项目进度表的时间轴。

步骤六:创建项目进度表


现在可以使用项目进度表工具或软件来创建实际的进度表


  • 将所有任务和活动放入项目进度表中,包括任务名称、负责人、开始日期、持续时间等信息。
  • 根据任务的依赖关系和资源分配,设置任务的时间表和顺序。
  • 确保项目进度表反映了项目的实际需求和约束条件。

步骤七:进度监控和更新


项目进度表的制作并不是结束,而是一个持续的过程。必须定期监控和更新进度表,以确保项目按计划推进。


  • 每周或每月更新进度表,记录任务的实际完成情况。
  • 比较实际进度与计划进度,识别潜在的延迟或问题。
  • 根据实际情况进行调整,包括重新分配资源或调整任务时间表。

制作项目进度表是确保项目成功推进的关键步骤之一。通过明确项目目标和范围、识别任务和活动、估算持续时间、安排任务和资源分配、制定时间刻度以及定期监控和更新进度表,您可以确保项目在规定时间内按计划完成,减少风险并提高项目的成功机会。项目进度表是项目管理中不可或缺的工具,它有助于您更好地掌控项目,应对挑战,实现成功。



使用 ONES 制作项目进度表


1. 规划进度管理,指导项目执行


在项目初始阶段,项目经理首先要建立项目执行过程中的一套准则,如确定项目范围、开发方法、进度模型、迭代长度等,与专家和团队成员进行分析讨论后,最终沉淀为可行的「进度管理计划」文档,为管理项目进度提供指南和方向。

项目进度表
ONES Wiki 帮助团队沉淀「进度管理计划」

2. 制定项目计划,规划项目进度表


① 创建 WBS 工作分解,制定里程碑

根据工作分解粒度,项目经理对项目逐层分解,将项目生命周期分为一系列阶段,归纳和定义项目的工作范围。

进度计划表
ONES Project 项目计划

通过设立里程碑,以可交付物为导向,衡量阶段目标是否实现,并推动项目进入下一阶段,从而保证项目最终达成总目标。

项目进度表
ONES Project 设置里程碑,关联交付物

② 定义前后置关系,形成关键路径

梳理工作之间的先后逻辑顺序,形成关键路径,可以让研发流程更清晰,有序推进项目,是提高研发效率的重要手段。ONES 支持为工作和里程碑设置前后置依赖关系,使各项工作间的关系一目了然。当前后置变更时,还能自动检测变更是否合理并自动排期。

ONES Project 项目计划,设置前后置关系

3. 管控项目进度,促成项目成功


工作项/迭代进度汇总至项目计划,项目经理通过可视化的甘特图进度和里程碑完成情况,对项目进度进行跟踪和控制。

ONES Project 工作进度汇总至「项目计划」

同时,项目管理者可以在「迭代概览」或「项目概览」中查看项目关键数据和整体进度,从高层视角管控项目,保证项目整体可控。

ONES Project 项目概览,全局管控项目进展

项目执行过程中,我们常常因为需求变更对项目计划进行调整。设置项目计划和里程碑基线,有利于对比实际执行与计划的偏差,提早发现进度风险和问题。

项目进度表
ONES Project 项目计划,支持基线对比

以上就是 ONES 项目进度管理解决方案,帮助项目管理者全局把控项目进度,实现从项目到任务的多层级进度管理,打通管理层与执行层的双向进度反馈,使进度管理化繁为简,助力企业更好更快发布产品。想马上体验 ONES 项目进度表管理?欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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