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项目管理

如何制定一份详细有效的进度计划表?

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ONES
2023-12-27

制定进度计划表并非一项轻松的任务,从明确项目目标与范围、识别任务与活动、确定任务依赖关系,到考虑项目风险,这些步骤共同构成了一份详细完整的进度计划表。下面我们将拆解并分析制定进度计划表的各个步骤,为团队提供明确的方向和时间框架,确保项目能够按时交付、高效推进



明确项目目标与范围


在制定一份详细有效的进度计划表之前,我们首先要做的就是明确项目的目标与范围,这一步骤将直接影响后续计划的准确性和可行性。


1. 定义项目的具体目标


项目目标是项目存在的根本原因,是团队共同努力的方向。在这一阶段,需要进行以下关键任务:


  • 明确项目的最终目标:确定项目的核心目标,明晰项目最终要达到的成果或结果。
  • 分解目标为具体任务:将整体目标分解为可实现的具体任务,确保每个任务都对整个项目目标起到关键作用。
  • 设定目标的可测量指标:确保目标是具体、可衡量的,以便后续进行进度监控和评估。

2. 界定项目的范围和关键要素


项目的范围是指项目团队需要完成的所有工作的范围和界限。明确定义项目的范围有助于避免后期的范围蔓延和项目目标不明确的问题。


  • 明确项目的边界:确定项目的开始和结束时间,明确项目的时间范围。
  • 确定项目的关键要素:识别项目中不可或缺的关键要素,例如关键功能、关键技术、关键人员等。
  • 制定变更控制机制:预先设定变更控制机制,确保任何范围的变更都经过慎重审查和批准。

通过明确项目的目标与范围,项目团队能够更好地理解项目的方向,为后续的任务分解、资源规划以及进度计划的制定奠定坚实基础。



识别项目任务与活动


在明确项目目标与范围之后,下一步是识别项目中涉及的所有任务与活动。这一步骤是建立进度计划表的基础,可以确保项目的各项工作都得到充分考虑。


1. 列出项目所需的所有任务和活动


根据项目的目标和范围,将完成项目需要做到的所有任务和活动都列出来,为后续识别关键任务打下基础。我们可以利用以下方法来列出所有的任务:


  • 召开团队会议:在团队会议上,邀请项目团队成员一同讨论并列出所有与项目目标相关的任务和活动。
  • 使用工具和模板:利用项目管理工具或模板,如 WBS(工作分解结构),逐步细化项目任务。
  • 参考类似项目:借鉴和参考类似项目的经验,以确保不会遗漏关键任务和活动。

2. 区分关键任务和次要任务


任何事情都有轻重缓急。在列出项目所需的所有任务和活动后,我们需要对这些任务进行分析整理,识别出对项目成败具有关键影响的任务,确定关键路径,确保项目成功。


  • 优先级排序:根据任务的重要性和紧急性,对每个任务划分优先级。
  • 过滤次要任务:将次要任务过滤出来,确保进度计划集中关注对项目成功至关重要的活动。

通过细致而全面的任务识别,项目团队能够建立起一个完整的任务清单,为后续的任务依赖关系、时间估算以及资源分配提供有力支持。



确定任务之间的依赖关系


在识别项目任务与活动的基础上,我们还要确定任务之间的依赖关系,这有助于建立任务之间的逻辑顺序,确保项目能够有序、高效地推进。


1. 分析任务之间的逻辑关系


通过分析逻辑关系,可以明确任务之间的先后关系和执行顺序,帮助项目团队建立一个有序的任务流程,确保项目按照逻辑次序逐步推进。


  • 确定前置任务:识别每个任务开始之前必须完成的前置任务,建立任务之间的逻辑关系。
  • 判断并行任务:确定哪些任务可以同时进行,以提高项目整体进度。
  • 识别迭代依赖:对于迭代型项目,明确任务之间可能存在的迭代依赖,确保迭代过程的协同推进。

2. 确定任务的先后顺序和依赖性


某些任务可能需要等待前置任务完成后才能开始,通过清晰的依赖关系,团队可以更有效地规划和分配资源,避免资源冲突和瓶颈。


  • 制定任务网络图:使用 PERT 图或甘特图等工具,绘制任务之间的网络关系,明确任务的先后次序。
  • 标识关键路径:确定关键路径,即项目完成时间最长的路径,它上的任务对整体进度有最大影响。
  • 考虑资源依赖性:确定任务之间的资源依赖关系,避免资源冲突和瓶颈。

通过确定任务之间的依赖关系,项目团队可以更好地规划工作流程,合理安排任务的执行顺序,降低项目推进过程中的风险,确保项目能够按计划有序地进行。



估算任务所需时间和资源


在确定任务之间的依赖关系之后,下一步是估算每个任务所需的时间和资源。这是制定进度计划表的关键步骤,对项目时间和成本的准确估计至关重要。


1. 对每个任务进行时间估算


估算任务所需时间和资源的第一步,是对项目中的每个任务都进行时间估算。常用的任务时间估算方法主要包括专家判断法、三点估算法和历史数据分析。


  • 专家判断法:与项目团队成员和领域专家讨论,借助他们的经验和知识进行时间估算。
  • 三点估算法:使用三点估算法,包括最乐观时间、最悲观时间和最可能时间,以更好地量化不确定性。
  • 历史数据分析:参考类似项目的历史数据,分析过去项目中相似任务所花费的时间。

2. 确定所需的人力、物力和财力资源


估算完每个任务所需的时间后,我们还要估算每项任务所需的人力、物力以及财力资源。


  • 人力资源:确定每个任务所需的人员数量和技能,考虑项目组成员的可用性和工作负荷。
  • 物力资源:确定项目所需的设备、工具、材料等物力资源,保证它们在需要时可及。
  • 财力资源:估算每个任务的成本,包括人力成本、物力成本和其他相关费用。

3. 考虑不确定性和风险


在估算的过程中,我们还要考虑实际推进过程中可能出现的风险和不确定性,预留出应急储备或管理储备,以备不时之需。


  • 建立缓冲时间:为任务估算时间引入适当的缓冲,以应对潜在的延误和不确定性。
  • 风险评估:对可能影响任务时间和资源的风险进行评估,并在估算中考虑相应的风险因素。
  • 制定应急计划:针对可能发生的风险,制定相应的应急计划,以便迅速应对问题。

通过时间和资源估算,项目团队可以更准确地预测项目完成时间和成本,为后续的计划制定和资源分配提供有力支持。



制定进度计划表


制定进度计划表就是将所有之前收集的信息整合到一个可执行的计划中。这一步骤可以使用项目管理工具或软件,以确保计划的可视化和可跟踪性

进度计划表
使用 ONES 制定进度计划表(点击了解更多)

上图是使用项目管理工具 ONES 制定的进度计划表。在 ONES 中,你可以通过「项目计划」创建工作分解结构(WBS),为每个任务设定开始日期和结束日期并设置任务前后置依赖。另外,项目团队还可以通过里程碑标记项目中的重要时间点、事件或决策点,同时确定每个阶段的可交付物,确保每个里程碑都有明确的达成标准。


ONES 进度计划表还可以关联迭代和研发任务,并通过基线对比计划与执行的偏差。这样一来,项目经理就能及时掌握研发进度,提早识别风险和问题。

进度计划表
在 ONES 进度计划表中对比计划与执行的偏差


考虑风险和变更管理


在制定进度计划表的过程中,考虑项目风险和变更管理是至关重要的一环。这有助于团队预见潜在的问题,制定有效的风险应对策略,并确保在变更发生时能够及时做出相应调整。


1. 识别潜在的风险因素


  • 团队讨论:召开团队讨论会议,共同识别可能影响项目进度的各种风险因素。
  • 风险登记册:建立风险登记册,记录各种风险,包括可能的影响和发生概率。

2. 制定变更管理计划


  • 明确变更的定义:确定哪些变动被认为是项目变更,需要受到特殊关注。
  • 设立变更控制委员会:建立变更控制委员会,负责审查和批准项目变更。

3. 风险应对策略


  • 风险规避:制定规避策略,减少风险发生的可能性,如调整任务顺序或采用备用资源。
  • 风险转移:考虑采用保险或外包等方式,将一些风险转移给其他实体。
  • 风险缓解:制定缓解策略,降低风险的影响,如建立备用计划或准备应急资源。

4. 变更管理流程


  • 变更请求流程:制定清晰的变更请求流程,确保任何变更都经过适当的审查和批准。
  • 影响评估:对变更提出的影响进行全面评估,包括时间、成本和资源方面的影响。
  • 沟通变更:在变更发生时,及时且透明地沟通变更的内容、原因和影响,确保团队的共识。

通过考虑风险和变更管理,项目团队能够更好地应对潜在的挑战和变化,确保项目在执行过程中能够灵活适应不断变化的情况,有助于保持项目的可控性和可执行性,最大程度地降低项目失败的风险。


以上就是制定一份详细有效的进度计划表不可或缺的步骤。这些步骤相互交织、相互支持,构成了一个全面而系统的项目管理框架。同时,通过项目管理工具,我们可以拥有更清晰的视角,对项目整体进展进行把控。如果您对 ONES 感兴趣,欢迎点击文章右上角的「免费试用」,或直接与我们的解决方案专家沟通,了解和评估 ONES 如何帮助您的团队更进一步。

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